Úřední (obchodní) dopis je oficiální prostředek písemného styku občana s úřady, institucemi (např. firmami, školami), nebo prostředek styku mezi podniky, úřady, institucemi navzájem. Úřední neboli formální dopis je útvar administrativního stylu, vyznačuje se specifickými rysy.
Znaky a požadavky administrativního stylu
- Základní funkcí je sdělení faktů, proto je základní slohový postup informační (prostě sdělovací).
- Text musí být výstižný, srozumitelný, stručný a jednoznačný.
- Text je psán podle předepsané normy (schématu).
- Jazyk textu je spisovný, neutrální, bez citového zabarvení, používá termíny, ustálené obraty, značky a zkratky.
Grafická úprava
Obálka
Na přední straně obálky vpravo je uvedena adresa příjemce, v levém horním rohu je umístěna adresa odesílatele. PSČ se píše buď do předtištěné kolonky, nebo před název obce a je zarovnané stejně jako předchozí řádky adresy.
Pavel Sedlák
Riegrova 38
234 05 Vyšší Lhota
Mgr. Jan Nový
ZŠ Kamenačky
Lipová 56
234 05 Vyšší Lhota
Dopisní papír
Pro úřední dopis se používá obvykle formát A4, překládá se textem dovnitř, napřed podél, potom na šířku.
Jako příklad uvedeme dopis soukromé osoby (rodiče žáka) instituci (škole).
Záhlaví
- Vlevo nahoře je uvedena adresa odesílatele, pisatele dopisu, pod ni se uvede adresa příjemce. Mezi adresami je volný řádek.
- Stručné, heslovité vyjádření obsahu, předmět dopisu, neuvádí se slovem Věc. Obvykle se formuluje následovně: Oznámení, Usnesení, Rozhodnutí, Žádost, Výzva, Nabídka…je vhodné vyznačit tučně.
- Dále následuje místo (1. pádě) a datum, údaje se neoddělují čárkou. Při psaní data se dává přednost psaní měsíce číslem, ne slovem.
Různé způsoby psaní data:
Třebíč 6. 5. 2016/ 06. 05. 2016
Třebíč 6. května 2016/ 6. květen/ 2016-06-05/ 06-05-2016
Vlastní text
- Text dopisu začíná oslovením v 5. pádě. Když jméno příjemce neznáme, užijeme např. Vážené paní, vážení pánové, pokud ano, oslovíme adresáta funkcí/ titulem a příjmením. Za oslovením se píše čárka, text dopisu začíná malým písmenem na dalším řádku.
- Obsah dopisu má být stručný, jasně a jednoznačně formulovaný, vyjádření je zdvořilé. Je nutné uvést zdůvodnění dopisu. Delší text se člení do odstavců – při psaní rukou se mezi odstavci nevynechává řádek, první řádek odstavce je odsazený zleva. V tištěné podobě je mezi odstavci volný řádek a text je zarovnaný doleva.
Závěr
- Závěr dopisu tvoří poděkování za kladné (brzké, příznivé) vyřízení, pozdrav a podpis, který může být umístěn vpravo nebo vlevo pod dopisem.
- V případě, že součástí dopisu jsou přílohy, upozornění na ně je umístěno s mezerou pod posledním řádkem dopisu.
Příklad úředního dopisu
Pavel Sedlák
Riegrova 38
234 05 Vyšší Lhota
Mgr. Jan Nový
ZŠ Kamenačky
Lipová 56
234 05 Vyšší Lhota
Vyšší Lhota 05. 06. 2016
Žádost o odložení klasifikace
Vážený pane řediteli,
žádám Vás o odložení pololetní klasifikace svého syna Petra Sedláka z důvodu
dlouhodobé absence způsobené úrazem.
Děkuji za kladné vyřízení žádosti.
S pozdravem
Pavel Sedlák
Příloha
Lékařská zpráva